Bilişim sisteminiz sizi soyuyor!

Nike gibi dünya markalarının “yalın BT” danışmanı olarak onlara milyonlarca dolar tasarruf ettiren dünyaca ünlü yönetim dahisi ve Yalın Yönetim Enstitüsü Öğretim Görevlisi Steve Bell, Mayıs 2012’de ilk kez Türkiye’ye geliyor.

Aynı zamanda “yalın BT” ifadesine ilk yer veren yayım olma özelliğine sahip Yalın İşletme Sistemleri adlı kitabının da yazarı olan Bell, özellikle ERP (kurumsal kaynak planlaması) sistemleri ve yalın uygulamaları arasındaki ilişkiyi irdeliyor. Bell, ikinci kitabı ile 2011 Dünya Shingo Araştırma Ödülü’ne layık görüldü ve yalın konulu yayınlar arasında “en çok satanlar” arasına girdi.

Bell milyonlarca dolar değerinde tasarruf yaratılmasına katkıda bulunmakla kalmayıp strateji, organizasyonel yapı ve sürdürülebilir gelişim anlamında majör iyileştirmeler sağladığı Nike, State Street Bank, Conway gibi vakaları paylaşacağı Yalın BT Semineri için 24 Mayıs’ta İstanbul’a geliyor. Steve Bell ile İstanbul'a yapacağı ziyaret öncesi Netsis aracılığıyla görüşme fırsatı buldum.

Okurlarımızın Steve Bell’i daha iyi tanıması için bize biraz kendinizden bahseder misiniz?
Yalın düşünceyle ilk defa 1990’larda ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) ve MRP (Üretim Kaynakları Planlaması) sistemleri uyarlarken tanıştım. Bir yandan ‘akış’ ve ‘çekiş’ ile ilgili Yalın düşünce terimlerini öğreniyordum, öte yandan yazılımcıların daha fazla planlamayı ve kontrol sistemlerini savunduklarını, karmaşıklıkları yönetmek için de daha fazla karmaşıklık gerektiğini düşündüklerini görüyordum.

Bu arada ERP sistemlerinin de sicilinin o kadar iyi olmadığının farkına vardım. ERP birçok iş sürecinin entegrasyon ve otomasyonunu sağlıyordu, ama aynı zamanda esnekliğin azalmasına, risk ve giderlerin artmasına ve kullanıcının süreçlerini tanımlaması ve iyileştirmesi için gerekli kontrolü kaybetmesine neden oluyordu. Bu nedenle, ERP sistemlerinin uyarlanmasında sürekli iyileştirme ilkelerini uygulamaya başladım ve çalışmalarım başarılı oldu. Kontrol böylece tekrar müşterinin eline geçiyordu. Bu gelişmeler sonucu, 2006 yılında yayımlanan ve Yalın düşünce ile bilişimin yakınsamasını irdeleyen Lean Enterprise Systems (Yalın Kurumsal Sistemler) adlı ilk kitabım ortaya çıktı.

Bu ilk kitabın başarısı, beni kurumların bilgi sistemlerinin organizasyonu konusuna daha derin bir biçimde eğilmeye itti. Böylece geçen yıl Shingo Ödülü’nü alan Lean IT (Yalın Bilişim) adlı ikinci kitap ortaya çıktı. Bu kitap, çevik yazılım geliştirme, bilgi sistemleri servis yönetimi ve proje yönetimi gibi bilişim fonksiyonlarını Yalın bir perspektiften inceliyor.

Şu anda bilgi sistemleri ile kurumun esas işi arasında bir türlü çözülemeyen uyum sorununu araştırıyorum. Bu konudaki Run Grow Transform: Integrating Business and Lean IT (İşlet, Büyüt, Dönüştür: İşle Yalın Bilişimin Entegrasyonu) adlı yeni kitabım 2012 yılı ortalarında yayımlanacak. Bu kitap, Yalın Bilişim’i temel alarak, değer akışı perspektifini kurumun tamamına götürürken, müşteriye yönelik değer akışlarında bilgi sistemlerinin rolünü sorguluyor.

Bunlar dışında aynı zamanda Lean Enterprise Institute (Yalın Kurum Enstitüsü) öğretim görevlisiyim. Burada şu ana kadar edindiğim tecrübeleri mümkün olduğunca çok kişi ve kuruluşla paylaşmaya gayret ediyorum. Sorunlarını çözmelerine yardım etmek amacıyla işletmelere, atölye, seminer, gemba yürüyüşü ve koçluk gibi hizmetler veriyorum.

Faaliyetlerim arasında bir de insani yardım kuruluşlarına Yalın düşüncenin avantajlarını götürmeyi hedefleyen Lean4NGO.org adlı bir organizasyon başlattığımdan bahsetmek isterim. Eşim (Yalın düşünceyi bakımevleri gibi kurumlarla tanıştıran bir hemşire olan) Karen Whitley Bell ile birlikte, kar amacı gütmeyen kurumlar ve sivil toplum kuruluşlarıyla yakın çalışıyoruz. En büyük amacımız, insani yardım kuruluşlarının operasyonel verimlilik ve etkinliğinin artırılmasına yardımcı olarak, piramidin en altındaki insanların yaşamlarının iyileştirilmesine katkıda bulunmak.

Yalın Bilişim nedir?    
‘İşlet Büyüt Dönüştür: İşle Yalın Bilişimin Entegrasyonu’ adlı yakında yayımlanacak son kitabımda yalın bilişimi şöyle tanımlıyorum:
‘İş paydaşları, teknik uzmanlar, tedarikçiler ve müşterilerin işbirliği ve deneyimlemeleri aracılığıyla, son müşteriye değer katmak amacıyla kaliteli bilgiyi, etkili bilgi sistemlerini ve teknoloji ile mümkün olan ürün ve sistemleri sürekli biçimde iyileştirmek ve yenilemek için, sürekli ve hızlı öğrenme uygulaması.’

Bu fikir nasıl doğdu?
İlk soruya verdiğim yanıt bu sorunun cevabına da bir temel oluşturuyor sanırım. Buna ek olarak çevik yazılım geliştirme ve bilgi teknolojileri servis yönetimi adlı iki disiplinin, Bilgi Teknolojileri Altyapı Kütüphanesi (ITIL) sayesinde Yalın ilkeleri bilişime bir süredir uyguladığını söyleyebilirim. Yalın bilişim, bunları ve diğer bilişim topluluklarını işle bir araya getirmeyi, böylece son müşteriye hizmet eden değer akışlarını desteklemeyi amaçlıyor. Örneğin yüksek performanslı bir Çevik ekip yüksek kaliteli yazılımı hızla geliştirebilir, ama hala değer akışı içerisinde müşterinin değer yaratmasını engelleyen sistemik engeller kalabilir. Burada Yalın bilişimin hedefi, bilgi teknolojilerini bütünsel bir bakış açısıyla baştan sona işle bütünleştirmek. Bu aynı zamanda Yalın düşüncenin gereklerinden biri.

"KARMAŞIKLIK YÜZÜNDEN İŞLETMELERİN BİR ÇOĞU GÜNLÜK İŞLERİNE ANCAK YETİŞEBİLİYORLAR"
Kurumsal mantık genellikle, ‘süreç ne kadar zor ve karmaşıksa o kadar iyidir, çünkü sarf edilen çabayı gösterir’ şeklindedir. Bu anlayışı nasıl kırdınız?
Leonardo DaVinci ‘sadelik karmaşıklığın doruğudur’ demiştir. Bence çok doğru bir söz. Sadece teknoloji değil süreçlerin kendilerinin de gereksiz karmaşıklığı, değişim, çeviklik ve inovasyonu engeller. Ekipler müşterinin ne istediğini ve bu isteğin en az zaman, çaba ve israfla nasıl karşılanabileceğini anladıklarında, iyileştirme ve yenileşime odaklanabilirler.
Çevik yazılım geliştirenlerin ‘teknik borç’ adını verdikleri bir kavram var. Değişime direnen karmaşıklık, işletme ve müşterilerinin her gün ödemeye devam ettiği bir borçtur.

İşletmelerin birçoğu, günlük işlerine ancak yetişebiliyor. Bu da tepkisel bir davranış biçimine neden oluyor, etkili yönetişim ve yenileşime vakit kalmıyor. Yalın uygulamalar operasyonel mükemmelliğe erişmeye yardımcı oluyor, böylece bilgi teknolojileri uzmanları proaktif ve yenilikçi olabiliyor. Bu dönüşüm, zaman alan bir süreç. Yalın yolculuğa çıkma kararı, vizyon gerektiren zor bir karar. Vizyona ek olarak, kuruluşu yeni iş yapma yöntemleri aramaya mecbur edecek bir kriz de, bu kararı almaya yardımcı olabiliyor. Yalın düşüncenin bir kuruluşta benimsenme süreci başlayınca, çalışanlar israf keşfettikçe ve bu israfın giderilmesinin operasyonel ve finansal iyileşmelerle sonuçlandığını gördükçe, kurum içinde Yalın düşünce ile ilgili heyecan artıyor.

Makro düzeyde ise, küresel ekonomik krizin,  işletmeleri daha azla daha çok yapmaya yönelterek, Yalın düşüncenin benimsenmesini hızlandırdığı söylenebilir. Yalın düşünceyi benimseyen firmaların sayısı arttıkça ve bunun olumlu yansımaları görüldükçe, yarışta geri kalanlar kendi sorunlarını kavramaya başlıyor ve Yalın düşüncenin bu problemlere uzun vadeli ve kalıcı çözümler getirebileceğinin farkına varıyor. Düşünce tarzının değişmesi, yavaş gerçekleşen bir süreç. Yalın düşünce uzun yıllardır var, ama Yalın Bilişim daha yeni; aşağı yukarı son on yıldır hızla gelişiyor.

Yalın bilişimden ne gibi kazanımlar bekleyebiliriz?
Hız ve kalite artışı, giderlerin azalması (ek kapasite kazandıran israf elenmesi sayesinde), çalışanların tatmin ve motivasyonu, müşterilerin tatmin ve bağlılığı. Bu kazanımlar, Yalın düşüncenin iki temel ilkesiyle bütünleşiyor: sürekli iyileştirme ve insana saygı. Yalın, sürekli öğrenen bir işletme yaratıyor. Bu da kurumların sürdürülebilirliğinin ve rekabet avantajının temeli.
Yalın bilişimin getirdiği kazanımları dünyanın farklı bölgelerinde ve birçok değişik sektörde yaşanan örneklerde görüyoruz. Son zamanlarda özellikle finans sektöründe Yalın bilişim faaliyetlerine sık rastlanıyor. Bu da sürpriz değil, çünkü finans sektörü bilgi teknolojilerine genellikle diğer sektörlere göre daha fazla yatırım yapıyor. ING Netherlands, State Street Corporation ve Nationwide Insurance, Yalın bilişimi benimseyen finans kuruluşlarına üç iyi örnek. Başka sektörlerde ise, Tesco, Solar ve Con-way adlı kuruluşlardan bahsedebiliriz. 2010 yılında yayımlanan Lean IT adlı kitabımda bu konuyla ilgili detaylı vaka çalışmaları var. En yeni kitabım Run Grow Transform: Integrating Business and Lean IT, daha yeni bazı örneklere yer veriyor.

"BÜTÜN SİSTEMLERDE HIZLA ELENEBİLECEK BAZI İSRAFLAR MEVCUT"
Yalın bilişim daha verimli ve hesaplı derken, bahsedilen kazanımlar kısa vadeli mi uzun vadeli mi?
Yalın uygulamalarda farkındalık yaratmak ve yetkinlik oluşturmak için kısa vadede bazı yatırımlar gerekiyor. Öte yandan, bütün süreçlerde hızla elenebilecek bazı bariz israflar mevcut. Bunların elenmesi, artık fazlasıyla benimsenmiş olan, kurumun kalıcı mükemmelliğe ulaşmasını ve yenileşimi önleyen daha zorlu ve sistemik israfların üstesinden gelinebilmesi için ekiplere gerekli motivasyonu sağlar. Sonuç olarak, erken safhalarda hızla yapılan iyileştirmelerin getirdiği kısa vadeli kazanımlar olmasına karşın, Yalın bilişimin uzun vadedeki getirileri, kurumun sürdürülebilirliğine en büyük katkıyı sağlar.

Bütün bunların anlamı, şu ana kadar yapılanların genellikle yanlış olduğu mu?
Tamamen öyle denilemez. Yarım yüzyıldan fazla bir süredir bilgi teknolojileri çözümlerini iş problemlerine uyguluyoruz. Günümüzde daha büyük talepler ve daha fazla karmaşıklıkla karşı karşıyayız. İşletmelerin her zamankinden fazla hız ve çevikliğe gereksinimi var. Son dönemlerde bulut bilişim, sanallaşma, taşınabilirlik, büyük veri analizi, sosyal medya gibi yeni eğilim ve kavramlar ortaya çıktı. Bilgi teknolojileri artık neredeyse müşterilerimize teslim ettiğimiz bütün ürün ve hizmetlerde gömülü. Kendimizi rakiplerimizden farklılaştırmamızın yolu, bilgi teknolojilerinden geçiyor. Sadece ürün ve hizmetin kendinde değil, müşterilerimize sunduğumuz hizmette, onlarla etkileşimimizde, onlar için yarattığımız deneyimde. Bilgi teknolojileri, kurumsal stratejilerde artık lider rolde. Bilgi teknolojilerini de bir iş gibi yönetmek gerekiyor.

Türkiye'deki yalın bilişim uygulamalarını inceleme imkanınız oldu mu?
Yanıtlarımdan birinde dünyanın çeşitli yerlerinden Yalın bilişim örnekleri verdim. Bu ayki Türkiye ziyaretim sırasında Türkiye’den de bazı örnekler görebilmeyi umuyorum. İşletmeler için ERP ve başka yazılım sistemleri sunan kurumsal yazılım firması Netsis’i ziyaret etmeyi planlıyorum. Netsis’le ilgili ilk bilgileri geçen yıl Paris’te yapılan Yalın Bilişim Zirvesi’nde edindim. O zamandan beri bu firmayla detaylı görüşmeler yaptım ve son kitabımda da Yalın deneyimlerine vaka olarak yer verdim. Netsis’in Yalın yolculuğunun beni en çok etkileyen yanı, Yalın düşünceyi ve uygulamalarını sadece yazılım geliştirmede değil bütün organizasyonlarında benimsemiş olmaları. Buna çalışanları, çözüm ortakları ve müşterileri de dahil. Onları ziyaret etmek ve bu deneyimleri ile ilgili daha fazla bilgi edinmek, benim için güzel bir tecrübe olacak.  

Kaynak:
http://ekonomi.haberturk.com/teknoloji/haber/744236-bilisim-sisteminiz-sizi-soyuyor