Entegrasyon Değil Konsolidasyon

Bugün işletmelerin en önemli problemlerinden biri bilgi teknolojilerini daha iyi ve daha etkin yönetim yapacak şekilde kullanmak. Artık bilgi teknolojileri kullanmadan işleri sürdürmek imkansız hale geldi. Diğer yandan teknoloji rekabetçi bir güç olarak rakiplerin önüne geçmeyi sağlayan faktörlerin başında. Ancak mevcut yerleşik anlayışlarla hareket edildiğinde iş gerçekten zor. Sebebi karmaşıklaşmış bilgi teknolojileri...

Mesela; tipik bir işletmeyi ele alalım. Bu işletmenin ihtiyaçlarını birlikte sıralayalım. Bu ihtiyaçları öncelikle donanım ve yazılım olarak 2 kategoriye bölebiliriz.

Bu işletmenin 7 gün 24 saat sürekli on-line, on-time bir ağa ihtiyacı var. Bu switchler, modemler, hublar demek. Bu ağ üzerinde koşan sunucular, yedekleme sistemleri, güvenlik duvarları gibi diğer fiziksel altyapıların da uyum içinde kesintisiz çalışması gerekli.

Bu fiziksel altyapının üstünde işletim sistemleri, veritabanları, güvenlik uygulamaları gibi altyapı yazılımları çalışır. Buraya kadar anlattığım şeyler size karmaşık geliyorsa henüz karmaşayı dinlemediniz. Şimdi işi biraz daha karmaşık hale getiren diğer problem alanlarına değineyim.

Şimdi size iş dünyasının problemlerini çözmek için ortaya çıkmış karmaşık ve eklektik iş yazılımlarından bahsedeyim. Her işletme bir ticari-mali sistem yazılımına ihtiyaç duyar. Bu ihtiyaç bir adım daha ileri götürüldüğünde ERP yani Kurumsal Kaynak Planlama uygulaması adını alır. ERP ile daha etkin üretim, stok ve finans yönetimi amaçlanır. Ancak ERP' ler yaygın ve yanıltıcı iddiaların aksine bir işletmenin tüm iş ihtiyaçlarını karşılamazlar.

Sözgelimi Müşteri İlişkileri Yönetimi yani bilinen adıyla CRM uygulamaları ERP' nin önüne gelir çünkü ERP' ler genelde süreçlere sipariş ile başlarlar. Oysa işletmeler siparişten önce teklif, tekliften önce fırsat, fırsattan önce lead yani potansiyel ondan önce kampanya yönetimi ve diğer pazarlama araçlarına ihtiyaç duyarlar. İşletmelerin can suyu satıştır. Satışı geliştirmek isteyen her işletme doğal olarak CRM' e ihtiyaç duyar.

ERP+CRM maalesef yeterli olmaz

Satış sonrası hizmet gerektiren, garanti takibi yapan, bakım-destek hizmetleri veren işletmelerde tipik bir CRM de yeterli olmaz çünkü Servis Yönetimi doğal olarak yedek parça, seri numaraları, seri sonları, servis hizmet ve kalemlerinin faturalanması problemlerini doğurur ki; bu bilgilerin çoğu da ERP içindedir. Ayrıca Satış Gücü Yönetimi genellikle CRM' lerin içinde yer alır. Ancak satış gücü demek iş gücü, insan gücü anlamına gelir ki, bu durum kaçınılmaz olarak yetenekli bir HR yani İnsan Kaynakları yazılımına ihtiyaç doğurur. ERP' lerde olan İK uygulamaları bordro sisteminden öteye çoğunlukla geçmediğinden işe alım, planlama, performans yönetimi gibi alanlar açıkta kalır.

İK yazılımlarında ise eğitim yönetim sistemi güdüktür. Üstelik sadece çalışanlara eğitim vermek yetmez; iş ortaklarının eğitim ihtiyaçlarını da karşılamak lazım gelir. İyi bir LMS yani eğitim yönetim sistemi işletmenin kollektif IQ' sünü yükseltir. Video ve sesle zenginleştirilmiş içerikler, sınavlar, müfredat vs. Şimdiden söyleyeyim; açıkta kalan her alanda imdada Excel yetişir. Ama zengin medya uygulamaları hariç.

Bazı işletmelerde ise iç kaynaklarla sürekli ek yazılımlar ve yamalar yapılmaya çalışılır. Bu çok daha büyük tehlike anlamına gelir. İhtiyaçlar hiç bitmez. Keşke ihtiyaçlar bu seviyede kalsa…

Bu arada işletmede bir sürü otomobil, kamyonet gibi araç, bilgisayarlar, makineler, klimalar, mobilyalar gibi fiziki varlıkların artık sistemli bir biçimde takip edilmesi, zimmetlenmesi ve harcamalarının kontrol altına alınması bakımlarının yapılması, sigortalarının hatırlatılması gerektiği ortaya çıkar. Her derde deva ERP içindeki Sabit Kıymetler modülünün bu iş için uygun olmadığı gerçeğini ortaya çıkarır. O vakit; Fiziki Varlık ve Bakım Yönetimi yazılımı almanın zamanı geldiğine karar verilir. Bu fiziki Varlık Yönetim Sistemi ERP ve HR ile senkronize edilmezse mükerrer işlemlerden yorgunluk olur, verim düşer. Size bu uygulamayı satan tedarikçiniz entegrasyonun kolay olduğunu size söylemiştir. Evet, teoride kolaydır. Pratikte ise “şeytan ayrıntılarda gizlidir.”

Şimdi elimizde ERP, CRM, HR, LMS, Servis Yönetimi ve Fiziki Varlık Yönetimi var. Bu arada bahse konu bu sistemler ile mail sisteminizi birleştirmek için teker teker uğraşılmıştır. Mail sistemiyle birlikte işletmeniz için bir merkezi network ajandanın iyi olacağı düşünüldüğünden bir calender/takvim uygulaması ile başlayan hikaye giderek bir Proje ve Görev Yönetimi, ardından çalışanlarınızın işte geçirdikleri vakti anlamaya yarayan zaman yönetimi sorununu tetikler. Yaşasın, X marka proje yazılımınız hayırlı olsun. Fakat inşaat işlerinizi, mağaza açılışınızı, kurumsal gelişim projelerinizi yöneteceğiniz proje yazılımınızda küçük bir sorununuz var. Zaman, kaynak, aktivite bağlamında stok, insan kaynakları, finans ve operasyonlarla bütünleştiremediğiniz bir proje yazılımı ancak size planları verir. Gerçekleşeni vermez. Örneğin; proje bazında karlılık nedir, maliyet nedir, bu projeden dolayı kime ne borcumuz var, sorularının gerçek cevabı içinde yoktur.

İşletme içinde genç çalışanlar “Herkesin intraneti var niye bizim yok” demeye başladığında yeni bir masrafa hazırlanın. İntranetlerde çalışanlar self-servis izin talebi girer, iç yazışmalar yapar, forumlarda tartışır, işletme kuralları anlatılır, yardım masası olur, elektronik belgeler paylaşılır. Çağdaş işletmelerde intranet’ ler kurumsal hafıza anlamına gelir, diğer yandan Knowledge Base Managemet denilen bilgi yönetimi de bu işin bir parçasıdır. Doğal olarak intranet bir İnternet türevi olduğu için bir kurum içi web sayfası tadında gözükür. İster intranet olsun ister kurumsal web sitesi tüm bu işleri yapmak temelde CMS yani içerik yönetim sistemleri ile mümkündür. Şanslıysanız intranetinizi kurmadan önceki satın aldığınız uygulamalar da web tabanlıdır çünkü web teknolojileri bilgi yaymanın ve toplamanın şu an için bilinen en iyi yoludur. Eğer intranetiniz yoksa muhtemelen file server yani dosya sunucu kullanarak herkesin erişebildiği bir sunucuda, bir dizinde klasörleme yaparak bilgileri paylaşmaya gayret ediyorsunuzdur. Burada da önemli bir sorun var. Uzak ofislerinizin bu klasörlere erişmesi ve paylaşım zorluklar içerir. Hayat zordur...

Bu meyanda  size signle-sign on parantezi açayım. Örneğin; bu kadar sisteme kullanıcı açmak sistem yöneticilerine zul gelmeye başlar. Bu durumda LDAP veya onun bir türevi olan Active Directory teknolojisi imdada yetişir. Ana amaç şudur; bir kullanıcı bilgisayarını açtığında kullanıcı adını ve şifresini girdiğinde masaüstünde neler görüneceği dahil yetki verilmiş tüm uygulamalara single-sign on yani tek şifre girişiyle her işlemi gerçekleştirmek. Unutmayın ki bu da bir iştir ve çoğunlukla lokal networkler için geçerlidir. Geniş coğrafyalarda oluşturulmuş VPN denen özel sanal ağlarda bu iş karışık bir meseledir.

Parantezi kapatıp tekrar CMS' e döneyim. Eğer CMS yoksa dışa dönük web siteleri yani extranet ve İnternet siteleri kurmak imkansızdır. Ancak bir işletmenin bayii-servis-tedarikçi-kurumsal müşteri gibi iş ortakları için yapmayı düşündüğü B2B veya B2C sitesi kurmak için ise tek başına CMS – İçerik Yönetim Sistemi maalesef yetmez. Çünkü bu gibi extranetlerde ürün bilgisi, fiyat, stok, cari hesap bilgisi, şikayet, sipariş vb. birçok arka ofis uygulamasında oluşturulmuş bilgilerin paylaşılması veya girilmesi zarureti oluşur. Ayrıca online satış, tahsilat, sevkiyat takip gibi diğer 3. parti kurumlarla web tabanlı etkileşim gerekir. Genellikle işletmeler bu işi yaptırmak üzere bir web şirketine başvurur. Uzun, yorucu ve arka ofislerle bütünleşik olmayan web sitelerinizin sorunlarını yönetmeye hazır olun. Rastladığınız tüm reklamlar mutluluk vaad ediyordu ama siz acı çekiyorsunuz. Bedel ödemeye devam edin. Mutluluk bulutların ötesinde...

Lütfen bu kadar çok yazılımın, mantığın ve mimarinin olduğu yerde bunları entegre etmeye çalışmayın. Bu sizin için imkansızdır ama size BPM ve BI diye iki kategoride yazılım önerilecektir. BPM – İş Süreçleri Yönetimi veya İş Akışlarını Düzenleyen uygulamalardır. Bu uygulamalar tek başlarına hiçbir işe yaramazlar. Örneğin; ERP fonksiyonları üzerinde bir iş akışı düzenlemek ERP ile BPM arasında mükemmel uyumluluğu zorunlu kılar. Diğer yandan yaşam değişir, iş pratikleri değişir ve iş akışları asla mükemmel olamazlar. Mükemmel iş akışı veya süreç tasarımı daha çok danışmanların uydurduğu bir fenomendir. Siz “kabul edilebilir kalite seviyesi ve sürekli tedrici iyileşme” yaklaşımını benimsemelisiniz.

BI yani Business Intelligence yani iş zekası uygulamaları da temelde raporlama sistemleridir. Elimizdeki ERP, CRM, HR, PAM, Servis, Proje, LMS, CMS, intranet, B2B, B2C ve diğer ek yazılımlarda oluşan bilgiler birbirinden kopuk bilgi adacıkları oluşturur. Bu bilgileri konsolide etmek, burada analitik raporlar ve tahminler geliştirmek teorik olarak kolay görülür. Gerçekten de öyledir. Demin saydığım yazılımların hepsinin altında çalışan bir veritabanı vardır. İlişkisel veritabanlarında SQL yani yapısal sorgulama dili adı verilen bir endüstri standardı vardır. SQL bilen herkes bu uygulamaların veritabanlarına bağlanarak istediği sorguyu çalıştırır, raporu alır. Yalnız tek bir şartı var bu işin. Bu veritabanlarının içinde hangi verinin hangi alanda tutulduğunu bilmiyorsanız samanlıkta iğne ararsınız...

Bu karmaşa ile başa çıkmanız imkansızdır. Bu karmaşayı alt edebilirsiniz ama çok para harcarsınız. Büyük paralar harcayıp bu kadar çok yazılım satın almışsanız muhtemelen yakında tüm bu sistemleri çöpe atacağınıza bahse girerim.

Size kullanımı kolay, yürürlüğe alması kolay, sürdürülmesi kolay yeni nesil bütünleşik bir iş uygulaması lazım.

Ömer TURHAN
Workcube E-iş Sistemleri Yönetim Kurulu Başkanı

Alıntı: http://www.bilisimdergi.com/Entegrasyon-Degil-Konsolidasyon-7-2.html